Raamatusoovitus “80:20 printsiip”

Sa raiskad tohutult aega tegevusele, mis ei too sulle kasumit. Enamus kõigest on vähetähtis.

1998.a Richard Koch’i poolt kirjutatud raamat “80:20 printsiip – Kuidas saavutada vähemaga rohkem” on kohustuslik kirjandus ettevõtjale. Kirjeldatud on võtted  kuidas Pareto printsiibiga teha efektiivsemaks ja otstarbekamaks oma äri ja elu.

pareto printsiip koch eesti

Apollo.ee kirjutab järgmist: “80:20 printsiip on käesoleva kümnendi üks omanäolisemaid ja intrigeerivamaid raamatuid. See on raamat igaühele, kes tahab saavutada tõelist edu, kasutades neid teadmisi, mida annab 80:20 printsiibi tundmine. Statistika näitab, et 80% inimeste ajast, vahenditest, ressurssidest kulutatakse asjadele, millega saavutatakse oodatust ainult 20%. Ja vastupidi. Idee on lihtne: tuleb selgitada välja see ülioluline 20%, mis määrab meie edukuse ja heaolu – ning suunata kõik ressursid sinna. Sellega suudad muuta oma elu, oma firmat, oma ühiskonda. Autor on läänemaailmas tuntud ettevõtja, investor ja strateegiakonsultant.”
Pareto analüüs – Pareto printsiibile toetuv analüüsimetoodika nähtuste ja sündmuste (nt kasum, kahjum, käive) oluliste põhjuste väljaeraldamiseks ja reageerimismeetmete tähtsuse järgi asetamine.

Pareto printsiip ettevõttes

Krista Teearu kirjutab Pilvebüroo blogis järgmist:

  1. Analüüsi oma müügiandmeid.
    Toodete kasumlikkus.Oletame, et sul on 20 erinevat toodet, mida sa müüd. Igal tootel on oma müügihind ja konkreetselt selle tootega seotud kulud. Kõigilt toodetelt kokku teenitud tulu peab ära katma sinu üldkulud (need kulud, mis ei ole konkreetse tootega seotud – nt veebimajutus, raamatupidamisteenus, koolitus).

    Kui sa analüüsid oma toodete kasumlikkust – vaatad müügitulu, muutuvkulu ehk otsekulu, müügikasumit (näide alltoodud tabelis), siis ilmselt leiad, et enamus kasumit oled sa teeninud väikeselt arvult toodetelt.

    Klientide kasumlikkus.
    Kui su tegevuseks on teenus ja tarbijateks konkreetsed teadaolevad kliendid (näiteks juriidiline teenus, veebiarendus, raamatupidamisteenus jne), siis pööra eeskätt tähelepanu oma klientide kasumlikkusele.

    • 80% kasumist tuleb 20% klientidelt.
    • 80% käibest tuleb 20% klientidelt.
    • 80% kaebustest tuleb 20% klientidelt.
    • 80% aega kulub 20% klientidele.
  2. Arvesta saadud andmeid oma prioriteetide seadmisel ja otsuste tegemisel.
    Kui sa tead oma klientide kasumlikkust, siis saad rohkem tähelepanu pöörata oma tulusamatele klientidele ja võibolla mõnest vähetulusast ja tülikast kliendist hoopiski loobuda (või tal vähemalt piisavalt hinda tõsta).

  3. Pareto printsiip internetis. Näiteks vaid 4% sinu blogi lugejatest ostab sinult kunagi midagigi, 96% inimestest tarbib internetis ainult tasuta kraami. Neist 4% ostjatest omakorda üle 90% ostab vaid sinu pakutavaid väikeseid ja odavaid asju ja vaid mõni % on nõus ostma su kallemaid tooteid/teenuseid.

Raamatukogudes: ester.ee/record=b1261330*est


Loe ka: Pareto audit äri arendamisel

Ajajuhtimine tegevuste maatriksiga

Siinne artikkel on jätkuks postitusele “Pareto audit äri arendamisel” ja on ka kirjutatud eelkõige ajajuhtimine äri arendamise vaatenurgast: Pareto analüüsiga auditeerimisele peavad järgnema ka konkreetsed otsused ja nende täideviimine, sest analüüsist üksi on vähe kui sa selle põhjal midagi ette ei võta.

Ajajuhtimine “kastidega”

Tegevuste jaotamine tähtsuse (important) ja kiireloomulisuse (urgent) järgi on levinud meetod tööülesannete planeerimiseks (google “Eisenhower matrix“).
Kõik tegevused jaotada neljaks:

ajajuhtimine tegevuste planeerimine eisenhower

Enamus ressurssi (sh aega ja tähelepanu) hoida 1. ja 2. kasti tegevustel.
3. kasti tegevustele kulutada minimaalselt aega, mis on piisav et need saaks tehtud õigeks ajaks. Vastasel korral liiguvad need mingi aeg 1. kasti, kus nõuavad juba rohkem ressurssi.
4. kasti tegevused edasi lükata või üldse mitte teha.

Ressursikulu võib tinglikult (autori hinnangul) jaotada nelja kasti vahel järgmiselt:
1. “Kohe”-kast  50% (kulu suurem kiireloomulisuse tõttu)
2. “Planeeri”-kast  46%
3. “Märkmikusse”-kast 3% (kiireloomulisuse tõttu)
4. “Hall”-kast 1% (otsustamine, mida mitte teha)

Vastavalt Pareto printsiibile jaotuvad tegevused tähtsuse järgi suhtesse 80:20, s.t. 80% tegevustest lähevad 3. ja 4. kasti (mitte-tähtsad), enamus 4.-sse kasti. Seega jääb sulle välja filtreerida, mis on need 20% tegevustest, mis on tegelikult tähtsad ja nende peale kulutada enamus ressurssi.

Ressurss = aeg + tähelepanu

Rääkides ressursist ärialase produktiivsuse kontekstis peab autor silmas peamiselt aega ja tähelepanu. Mõned võtted, kuidas paremini oma aega ja tähelepanu jaotada:

  • Mida vähem tegevusi sul on korraga tähelepanu-väljas (tähelepanu-väli e attention-span), seda efektiivsemalt neid teed, sest fookus on parem.
  • On ülesanded mis kulutavad su tähelepanu ka siis kui sa nendega parasjagu ei tegele, s.t. oled nendega eelhõivatud (preoccupied) – selliseid ülesandeid võiks olla võimalikult vähe, sest siis sul on fookus parem. Vali väga hoolikalt mille ja kelle peale oma tähelepanu ja aega kulutad.
  • Planeeri pärastlõunal ette oma järgmise päeva tegevus koos ajalise piiranguga (nt 1,5h blogipostituse kirjutamise peale, 10min e-mailide lugemine, vastamine; 10 min 3. kasti tegevused; tööpäeva lõpp kell 12:00). Jällegi – planeeri tegevusi tähtsuse järgi. Võta vastu otsuseid – mis on tähtis ja mis mitte. (Ardo on kirjutanud sellest mitmeid artikleid: ajajuhtimine.ee/paeva-planeerimine.html )
  • Ajaline piirang – miks? Saad selle 3-tunnise ülesande piisavas osas tehtud ka siis kui planeerid selle 1,5 tunni peale – kuna on ajaline piirang, tegutsed kiiremini ja efektiivsemalt.
  • Ajajuhtimine on osa projekti arendusest. Võta eraldi 10 minutit aega, et filtreerida välja tegevusi, mida sa EI tee. See 10 minutit võib sul nädalas kokku hoida tunde, mida saad omakorda kasutada tähtsamate projekti ülesannete peale.


Loe ka: Pareto audit äri arendamisel

Pareto audit äri arendamisel

Pareto audit on (lihtsustatult öeldes) see kui sa küsid – miks ma mida teen.

See artikkel on kirjutatud eelkõige äri arendamise vaatenurgast kuid äriomanikel, juhtidel ja investoritel on äri eluga ajakasutuse poolest läbipõimunud.

Definitsioonid

Audit – süstemaatiline, dokumenteeritud ja objektiivne tõendusmaterjali kogumine ja hindamine, mille käigus uuritakse organisatsiooni, projekti, isikut, ettevõtet või toodet. Auditi eesmärk on teha kindlaks uuritava objekti vastavus nõutavatele kriteeriumidele – otstarbekus – kas ta teeb seda, mida peab tegema.
Pareto printsiip e 80/20 printsiip – üks põhjuslikkuse statistika seaduspärasusi, ütleb, et umbes 80% toimest tekib 20% põhjuste tõttu.
Pareto analüüs – Pareto printsiibile toetuv analüüsimetoodika nähtuste ja sündmuste (nt kasum, kahjum, käive) oluliste põhjuste väljaeraldamiseks ja reageerimismeetmete tähtsuse järgi asetamine.
Pareto-efektiivne jaotus – ressursside optimaalne kasutamine, mille puhul enim ressurssi saab kõige produktiivsem tegevus (ja seda me äri arendamisel tahamegi).
Suhteline tulu vs absoluutne tulu – kui kaks tegevust toovad meile sama tulemuse, eelistame seda mille peale kulus vähem aega ja ressurssi.

Pareto analüüsiga auditeerimisele peavad järgnema ka konkreetsed otsused ja nende täideviimine, sest analüüsist üksi on vähe kui sa selle põhjal midagi ette ei võta.

Pareto printsiip tabel
Pareto printsiip e 80/20 printsiip – 20% pingutusest toodab 80% tulemusest.

Kuidas teha Pareto auditit?

Ei, ära kujuta ette nädalatepikkust tööd suure paberikuhjaga ja suuri summasid audiitorfirmadele. Oma äri tunned sa ise kõige paremini ja saad vastavalt sellelesamale Pareto printsiibile teha auditi olulises osas ära 15-30 minutiga ja ühe lehe paberiga päikese käes peesitades. Kuidas?

Üks kõige produktiivsematest kirjanikest, investoritest ja ettevõtjatest, Timothy Ferriss, räägib järgnevas intervjuus, kuidas ta 2 korda kuus hindab oma tegemisi Pareto analüüsiga kolmes osas. Vaja leht paberit ja pastakas:

I osa
1) Mis on need 20% tegevustest ja inimestest, mis toovad 80% tulemustest ja positiivsetest emotsioonidest, mida ma tahan?
2) Mis on need 20% tegevustest ja inimestest, mis toovad 80% probleemidest ja negatiivsetest emotsioonidest ja kulutavad 80% minu ajast?

II osa
Saadud vastuste põhjal tee kaks loendit tegevustest:
1) “Teha”-loend: see tegu muudaks kõike.
2) “Mitte-teha”-loend: kui seda mitte teha, muudaks kõike.
Nendest kahest listist too välja 1-2 tegevust, mis tooksid kõige suuremad muutused.

III osa
 Hirmude selgitamine (fear-setting) osa.
Küsi – miks sa ei ole teinud või lõpetanud tegemast eelmises loendis olevat 1-2 tegevust? Mida sa nende puhul täpselt kardad?
Esimesse tulpa kirjuta täpselt välja kõige suuremad hirmud selle tegevusega.
Teise tulpa, mida teha et minimeerida nende tõekssaamise tõenäosust.
Kolmandasse tulpa, kuidas saada tagasi rajale kui need hirmud realiseeruvad.
Nõnda oma hirme analüüsides konkreetsete 1-2 tegevuse puhul saad täpsemalt aru millega sa üldse riskid. Risk on Tim’i mõistes pöördumatu negatiivse tulemuse võimalikkus (potential for irreversible negative outcome).

Tehes sellise kolmeosalise hindamise 2 korda kuus suudad hoida oma fookuse kõige olulisematel tegevustel äris (ja elus üldse).
Kuldaväärt videolõik on 37min14sek kuni 40min48sek: youtu.be/AysWsbrtzMU?t=37m14s

Loe ka: Tim Ferriss “4-tunnine töönädal”