Rubriik: Ajajuhtimine

Kuidas juhtida oma aega puhkusel, avatud kontoris, lugedes, autoroolis, jõulude ajal, kaubanduskeskuses? Kuidas vältida hilinemist, katkestusi, stressi, laiskust, ajaraiskajaid ja tüütuid kolleege? Kuidas leida aega hobidele, puhkamiseks, sportimiseks, olulistele projektidele ja mõtlemiseks?

Ajajuhtimine tegevuste maatriksiga

Siinne artikkel on jätkuks postitusele “Pareto audit äri arendamisel” ja on ka kirjutatud eelkõige ajajuhtimine äri arendamise vaatenurgast: Pareto analüüsiga auditeerimisele peavad järgnema ka konkreetsed otsused ja nende täideviimine, sest analüüsist üksi on vähe kui sa selle põhjal midagi ette ei võta.

Ajajuhtimine “kastidega”

Tegevuste jaotamine tähtsuse (important) ja kiireloomulisuse (urgent) järgi on levinud meetod tööülesannete planeerimiseks (google “Eisenhower matrix“).
Kõik tegevused jaotada neljaks:

ajajuhtimine tegevuste planeerimine eisenhower

Enamus ressurssi (sh aega ja tähelepanu) hoida 1. ja 2. kasti tegevustel.
3. kasti tegevustele kulutada minimaalselt aega, mis on piisav et need saaks tehtud õigeks ajaks. Vastasel korral liiguvad need mingi aeg 1. kasti, kus nõuavad juba rohkem ressurssi.
4. kasti tegevused edasi lükata või üldse mitte teha.

Ressursikulu võib tinglikult (autori hinnangul) jaotada nelja kasti vahel järgmiselt:
1. “Kohe”-kast  50% (kulu suurem kiireloomulisuse tõttu)
2. “Planeeri”-kast  46%
3. “Märkmikusse”-kast 3% (kiireloomulisuse tõttu)
4. “Hall”-kast 1% (otsustamine, mida mitte teha)

Vastavalt Pareto printsiibile jaotuvad tegevused tähtsuse järgi suhtesse 80:20, s.t. 80% tegevustest lähevad 3. ja 4. kasti (mitte-tähtsad), enamus 4.-sse kasti. Seega jääb sulle välja filtreerida, mis on need 20% tegevustest, mis on tegelikult tähtsad ja nende peale kulutada enamus ressurssi.

Ressurss = aeg + tähelepanu

Rääkides ressursist ärialase produktiivsuse kontekstis peab autor silmas peamiselt aega ja tähelepanu. Mõned võtted, kuidas paremini oma aega ja tähelepanu jaotada:

  • Mida vähem tegevusi sul on korraga tähelepanu-väljas (tähelepanu-väli e attention-span), seda efektiivsemalt neid teed, sest fookus on parem.
  • On ülesanded mis kulutavad su tähelepanu ka siis kui sa nendega parasjagu ei tegele, s.t. oled nendega eelhõivatud (preoccupied) – selliseid ülesandeid võiks olla võimalikult vähe, sest siis sul on fookus parem. Vali väga hoolikalt mille ja kelle peale oma tähelepanu ja aega kulutad.
  • Planeeri pärastlõunal ette oma järgmise päeva tegevus koos ajalise piiranguga (nt 1,5h blogipostituse kirjutamise peale, 10min e-mailide lugemine, vastamine; 10 min 3. kasti tegevused; tööpäeva lõpp kell 12:00). Jällegi – planeeri tegevusi tähtsuse järgi. Võta vastu otsuseid – mis on tähtis ja mis mitte. (Ardo on kirjutanud sellest mitmeid artikleid: ajajuhtimine.ee/paeva-planeerimine.html )
  • Ajaline piirang – miks? Saad selle 3-tunnise ülesande piisavas osas tehtud ka siis kui planeerid selle 1,5 tunni peale – kuna on ajaline piirang, tegutsed kiiremini ja efektiivsemalt.
  • Ajajuhtimine on osa projekti arendusest. Võta eraldi 10 minutit aega, et filtreerida välja tegevusi, mida sa EI tee. See 10 minutit võib sul nädalas kokku hoida tunde, mida saad omakorda kasutada tähtsamate projekti ülesannete peale.

—
Loe ka: Pareto audit äri arendamisel

Pareto audit äri arendamisel

Pareto audit on (lihtsustatult öeldes) see kui sa küsid – miks ma mida teen.

See artikkel on kirjutatud eelkõige äri arendamise vaatenurgast kuid äriomanikel, juhtidel ja investoritel on äri eluga ajakasutuse poolest läbipõimunud.

Definitsioonid

Audit – süstemaatiline, dokumenteeritud ja objektiivne tõendusmaterjali kogumine ja hindamine, mille käigus uuritakse organisatsiooni, projekti, isikut, ettevõtet või toodet. Auditi eesmärk on teha kindlaks uuritava objekti vastavus nõutavatele kriteeriumidele – otstarbekus – kas ta teeb seda, mida peab tegema.
Pareto printsiip e 80/20 printsiip – üks põhjuslikkuse statistika seaduspärasusi, ütleb, et umbes 80% toimest tekib 20% põhjuste tõttu.
Pareto analüüs – Pareto printsiibile toetuv analüüsimetoodika nähtuste ja sündmuste (nt kasum, kahjum, käive) oluliste põhjuste väljaeraldamiseks ja reageerimismeetmete tähtsuse järgi asetamine.
Pareto-efektiivne jaotus – ressursside optimaalne kasutamine, mille puhul enim ressurssi saab kõige produktiivsem tegevus (ja seda me äri arendamisel tahamegi).
Suhteline tulu vs absoluutne tulu – kui kaks tegevust toovad meile sama tulemuse, eelistame seda mille peale kulus vähem aega ja ressurssi.

Pareto analüüsiga auditeerimisele peavad järgnema ka konkreetsed otsused ja nende täideviimine, sest analüüsist üksi on vähe kui sa selle põhjal midagi ette ei võta.

Pareto printsiip tabel
Pareto printsiip e 80/20 printsiip – 20% pingutusest toodab 80% tulemusest.

Kuidas teha Pareto auditit?

Ei, ära kujuta ette nädalatepikkust tööd suure paberikuhjaga ja suuri summasid audiitorfirmadele. Oma äri tunned sa ise kõige paremini ja saad vastavalt sellelesamale Pareto printsiibile teha auditi olulises osas ära 15-30 minutiga ja ühe lehe paberiga päikese käes peesitades. Kuidas?

Üks kõige produktiivsematest kirjanikest, investoritest ja ettevõtjatest, Timothy Ferriss, räägib järgnevas intervjuus, kuidas ta 2 korda kuus hindab oma tegemisi Pareto analüüsiga kolmes osas. Vaja leht paberit ja pastakas:

I osa
1) Mis on need 20% tegevustest ja inimestest, mis toovad 80% tulemustest ja positiivsetest emotsioonidest, mida ma tahan?
2) Mis on need 20% tegevustest ja inimestest, mis toovad 80% probleemidest ja negatiivsetest emotsioonidest ja kulutavad 80% minu ajast?

II osa
Saadud vastuste põhjal tee kaks loendit tegevustest:
1) “Teha”-loend: see tegu muudaks kõike.
2) “Mitte-teha”-loend: kui seda mitte teha, muudaks kõike.
Nendest kahest listist too välja 1-2 tegevust, mis tooksid kõige suuremad muutused.

III osa
 Hirmude selgitamine (fear-setting) osa.
Küsi – miks sa ei ole teinud või lõpetanud tegemast eelmises loendis olevat 1-2 tegevust? Mida sa nende puhul täpselt kardad?
Esimesse tulpa kirjuta täpselt välja kõige suuremad hirmud selle tegevusega.
Teise tulpa, mida teha et minimeerida nende tõekssaamise tõenäosust.
Kolmandasse tulpa, kuidas saada tagasi rajale kui need hirmud realiseeruvad.
Nõnda oma hirme analüüsides konkreetsete 1-2 tegevuse puhul saad täpsemalt aru millega sa üldse riskid. Risk on Tim’i mõistes pöördumatu negatiivse tulemuse võimalikkus (potential for irreversible negative outcome).

Tehes sellise kolmeosalise hindamise 2 korda kuus suudad hoida oma fookuse kõige olulisematel tegevustel äris (ja elus üldse).

***

Loe ka: Tim Ferriss “4-tunnine töönädal”