Silt: kontoritöö

Kontoritöö 80 trikki kuidas ülesanded tehtud saada

Allolevad trikid on mõeldud eelkõige istuva ja kirjutava kontoritöö ülesande lahendamiseks. Kuldsed produktiivsuse trikid, kuidas kontoris rohkem tehtud saada.
Nende seast saad välja valida mõne, mis on just praegu sulle kõige sobivam ja aitab sind kõige rohkem.

  1. Leia oma bioloogiline aeg.
    Oled sa hommiku-inimene või oled “ärganud” alles kella 5ks õhtul?
  2. Ära tee mitut ülesannet korraga.
    Multi-tasking rikub sooritust. Lase ajul olla keskendunud ühele tegevusele korraga.
  3. Pane taustamuusika.
    Ilma sõnadeta tausta-“müra” võib-olla just sinu mõttelennule vajaminev tõuge. Vt rainymood, noisli jt
  4. Väldi visuaalseid segajaid.
    Inimese silm märkab liikuvat objekti ja aju registreerib selle. Tööta ruumis, kus ümberringi midagi ei liigu ega plingi.
  5. Lülita kõik helisejad ja teavitused kinni, sh arvutis kui töötad arvutiga. Peale segamist võib sul kuluda 23 minutit, et uuesti fookusesse saada.
  6. Väldi või bloki kõik saidid, mida sa tead, mis kergelt tõmbavad su tähelepanu.
  7. Kasuta Pomodoro tehnikat.
    Pane taimer 25 minutiks ja selle jooksul tee ainult ühte ülesannet. Seejärel 5 minutit pausi. Tee seda 3 korda ja seejärel tee pikem paus. Puhka silmi (läätsepingutajalihas), tähelepanu ja erguta verevarustust.
  8. Pane suured kõrvaklapid pähe.
    Aitab koos taustamuusikaga ümbritsevast keskkonnast paremini välja lülituda ja näitab teistele, et sind ei tohi segada.
  9. Pane uks lukku ja silt peale kui teed eriti olulist ja süvenemist nõudvat ülesannet.
  10. Näri nätsu ja mudi midagi sõrmede vahel. See aktiviseerib aju.
  11. Õpi mitte-tähelepanema ja treeni seda erinevates olukordades. Sellega sa praktiseerid süvenenult tegutsemist (practise focus).
  12. Planeeri oma päev kohe hommikul esimese asjana.
    Tee Teha-Nimekiri ülesannetest, mille tahad kindlasti täna ära teha.
  13. Pane kirja ja unusta.
    Kui ülesande ajal satud mingile huvitavale artiklile või tekib mingi muu huvitav mõte, siis pane see kirja mujale (märkmik, päevik, kollased kleep-märkmed) ja unusta ära.
  14. Planeeri vaba päev kohtumistest ja väljaminemistest, siis saad olla pühendunud tähtsale ülesandele.
  15. Loe e-maili ainult kindlal ajal, nt kord päevas või 3 korda nädalas. Ja kindlasti mitte hommikul.
  16. Lülita telefon lennuki-režiimile.
  17. Mediteeri 20-90 minutit koos taustaheliga (ilma lüürikata muusika).
  18. Arvesta söömisejärgse veresuhkru taseme tõusuga – parasümpaatikus. Oled siis liiga uimane, et teha süvenemist nõudvaid ülesandeid.
  19. Enneta janu tekkimist.
    Vedelikupuudus halvendab fookust ja tekitab väsimust.
  20. Kui tööajal vajad ikkagi kerget snäkki, siis vali madala glükeemilise indeksiga toit.
  21. Anna ajule süüa: mustikad, pähklid, seemned, rohelised köögiviljad, avokaado, kala ja tume šokolaad.
  22. Nuusuta sidrunit ja ürte: rosmariin, kaneel ja piparmünt.
  23. Joo rohelist teed.
  24. Saa piisavalt magneesiumi: kõrvitsaseemned, kakao või seesami seemned.
  25. Joo kohvi targalt: üks tund peale ärkamist ja peale lõunasööki. Ära joo korraga kõike vaid lonks-haaval paari tunni jooksul.
  26. Saa piisavalt kiudaineid.
  27. Lõika suured ülesanded väikesteks ja pane need tegemise järjekorda.
  28. Tee kõige raskem ülesanne esimesena. (e “Söö konn ära”)
  29. Ütle kellelegi mida sa tegema hakkad.
    Verbaliseerides ülesande, kinnitad endale mida teha on vaja saadud.
  30. Planeeri pikema ülesande jaoks kindlad päevad, mille jooksul selle ära teed.
  31. Kui ülesanne tehtud, tõmba see nimekirjast maha.
    See tekitab kehas dopamiini, mis on mõnu-kemikaal (“tegin-ära” tunne.)
  32. Premeeri ennast tehtud töö eest.
  33. Pane külmkapile või desktopile inspireerivaid ja motiveerivaid pilte, tekste.
  34. Pausi ajal vaata armsaid looma-videoid netist.
  35. Loo kontoris uusi sõpru. Tehke ühiseid koosviibimisi.
  36. Planeeri nädalavahetuseks midagi ägedat, mida oodata, mis maandab pingeid.
  37. Hommikul esimese tegevusena tee oma voodi põhjalikult korda. See annab kohe esimese dopamiini-laksu ja tõuke vingeks päevaks.
  38. Planeeri peale tööd lõõgastav tegevus.
  39. Kui väga raske pähkel on pureda, siis käi max-külma dušši all 5 minutit.
  40. Tööta püsti. Inimese keha ei ole loodud laua taga istumiseks. Võib olla sobib sulle püstijala töölaud (standup desk).
  41. Piira tööaega. Pane kellaeg milleks peavad päeva ülesanded tehtud olema, nt kella 12:00x.
  42. Lihtsalt hakka pihta.
    Kui mingi ülesanne tundub raske olevat, siis pane nt 5 minutit, mille jooksul lubad endale selle ülesande nüanssidega kurssi viia.
  43. Otsi mentor või lihtsalt teine inim-mõistus, kellega nõu pidada. Sa ise ei näe ennast objektiivselt.
  44. Suhtu optimistlikult. See aitab hoida võitja-suhtumist.
  45. Ülesanded pane kirja teha-vormis, nt kirjutada artikkel fotoaparaadi hooldusest, parandada blogi kood, teha eelarve järgmiseks kuuks.
  46. Pane deadline, mis ajaks ülesanne peab tehtud olema.
  47. Kui see võtab aega vähem kui 2 minutit, tee see kohe ära.
  48. Kui ülesandest 70% saab keegi teine ära teha, siis delegeeri see talle.
  49. Igapäevased ja iganädalased ülesanded planeeri märkmikusse ette ära.
  50. Pane eesmärgid nädalaks – mis see nädal on vaja ära teha.
  51. Planeeri päeva tööaeg ja puhkeaeg ette ära.
  52. Kohtumistele pane ka ajaline piirang.
  53. Kui on vaja kellegi või millegi järgi oodata, siis kasuta seda ega et teha ära väiksed ülesanded.
  54. Jälgi oma ajakasutust.
  55. Tee sarnased ülesanded koos ühel ajal ära.
  56. Kasuta ideede meeldejätmiseks diktofoni. See on kiirem kui märkmik.
  57. Harjuta kiiret trükikirja kui oled regulaarne arvutil kirjutaja.
  58. Õpi kiir-lugemist. Arenda lugemis-tehnikaid, et omastada vajaminev informatsioon kiiremini.
  59. Regulaarselt puhasta oma desktop ja märkmed vanade projektide failidest, et hoida mõtteselgust.
  60. Ole regulaarselt füüsiliselt aktiivne. See tagab hea verevarustuse peas.
  61. Pauside ajal venita keha ja ringuta, et parandada vereringlust.
  62. Loe regulaarselt erinevat kirjandust. See arendab mõtlemist ja silmaringi, korrastab olemasolevaid mõtteid, parandab verbaalset ja kirjalist sõnaseadmisoskust.
  63. Mängi arvutimänge. Väljakutsed ja saavutused tõstavad dopamiini ja testosterooni, mis on head motivatsioonile, energiale ja meeleolule.
  64. Külma vett näkku pausi ajal.
  65. Seisa pea peal 30 sekundit.
  66. Õpi õigesti hingama.
  67. Tee poosi-harjutusi. Su kehakeel muudab su mõtlemist.
  68. Kanna tööajal ainult tööriideid.
  69. Toatemperatuur olgu 21-22 C.
  70. Istu sirgelt.
  71. Kui vaja loovust stimuleerida mingi toote müümisega, siis hoia need endal laua peal ja käsitse neid regulaarselt.
  72. Hoia tööruumis potitaimi, mis puhastavad õhku.
  73. Kasuta toas viirukeid.
  74. Puhasta töölaud enne töölt lahkumist, et järgmine päev puhtalt alustada.
  75. Püüa töötuppa piisavalt päikest.
  76. Kui mõte jookseb kokku, siis vaheta keskkonda, nt mine läpakaga tööle kohvikulaua taha.
  77. Maga korralikult välja 7,5 tundi. See on täpselt 5 1,5-tunnist tsüklit. Pigem maga tund vähem kui tund rohkem.
  78. Iga 50-90 minuti järel tee 20 minutit pausi.
  79. Käi looduses.
  80. Puhka silmi. Iga 20 minuti järel vaata 10 meetri kaugusele vähemalt 20 sekundit.
  81. Pausi ajal käi värske õhu käes.
  82. Tee tööd rahulikult. Lihtsusta.

Loe ka: Kuidas kõik ära teha?

Produktiivsus, tööaja ergonoomika ja kasum

Kuidas lühema ajaga rohkem tehtud saada?

Ja kuidas üldse rohkem tehtud saada?

Kuidas luua soodne keskkond ideede tekkimiseks, mis toovad ettevõttele kasumit?

idee-loovus-arendus

Mais tegin ühe küsitluse, et uurida tööaja kasutamist. Keerulisest sõnastades: Kuidas suurendada loovust ja produktiivsust, mis suurendaks ettevõtte/projekti kasumit, järgides tööajaergonoomika ja fookuse optimeerimise põhimõtteid?

Konversiooni optimeerimise, sotsiaalmeedia ja mobiili-turunduse kõrval oleks see veel üks viis, kuidas juba olemasolevat ja töötavat projekti veelgi rohkem kasumit tootma panna. Kogu see mudel on nagu töödistsipliin.

Kuidas on võimalik välja arenda kõige ergonoomilisem tööaja kasutamine, mis suurendaks subjekti produktiivsust (ja see läbi otseselt firma kasumit). See oleks optimeeritud tööaja ergonoomika. Kui projektijuht saab väiksema ajaga rohkem tehtud ja nii päevast päeva, siis on tal endal rohkem vaba aega ja parem enesetunne ja firmal on suurem kasum.

Produktiivsus
Kui tööpäev kestab 8 tundi, siis ei ole reaalne, et oled kogu selle aja maksimaalselt produktiivne. Aga tehtud on vaja saada tähtsad ja vähemtähtsad, kiireloomulised ja mitte-kiireloomulised ülesanded. Kui söögiisu tekib u 3 – 4 tunnil, siis enne seda on vaja päeva kõige olulisem ülesanne ära teha.

20% ajaga (1,5 – 2 tunniga) teed sa ära 80% vajalikust tööst. Inimene suudab efektiivselt keskenduda vaid 60-90 min järjest. Sa võid istuda ka 16 tundi jutti arvuti taga, aga kui see ei tooda uusi lahendusi, on see ajaraiskamine.

kontori-rott-toonarkomaan

Kogu tööaeg võiks jääda 6 – 10 tunnini päevas 5 päeva nädalas. Üle selle on juba ületöötamine ja nn “istumise-tunnid”.

Mis mõjutavad produktiivsust?

1. Töökoha tingimused.
Kas tool on mugav? Kas laud on piisavalt kõrgel? Kas valgustus on hea? Kas taustamüra on (ka nt online-raadio)? Toa temperatuur ja õhu niiskus. Miljöö üldse. Kodus või kodust kaugel kontoris.

jooks-kontor-tootlikus
2. Tööväline kehaline ja meeleline olukord.
Eraelust tingitud mõjud (vallaline vs õnnelik suhe; oma maja korras hoidmine; vanavanemate eest hoolitsemine). Stress tööväliste asjade pärast. Hobide mõju töö tulemustele. Kõht või hammas valutab. Kehaline vorm (jõudlus ja rasvaprotsent) – kas ülepäeviti trenni tegevad töötajad on tootlikumad kui halva vormiga töötajad?

3. Single-tasking vs multi-tasking.
Ühe projektiga on vaja ka erinevate tähtsusastmetega ülesandeid teha. Aga kui on veel mitu projekti, mille kõigiga on vaja vähem ja rohkem tähtsate asjadega tegelda, siis kuidas see subjekti meeleseisundit mõjutab üksiku projekti tulemuslikkuse poole pealt?

Projektide ja tööväliste kohustuste rohkus ja suhe igasse üksikusse projekti. Kui subjekt on enda jaoks meeles/ mõttes selgeks teinud kohustuste prioriteedi järjekorra ja fookuse jaotamise nende kõigi vahel, siis peaks ta oma põhiprojektiga motiveeritumalt tegelema.

Korraga üle 1 projekti ära prioriteedina hoia. Võib olla veel max 2 lisaprojekti/ettevõtmist, mis on sekundaarsed. Mida rohkem projekte, seda rohkem hajali on fookus.
Kuigi korraga mitme erineva projekti arendamisel on üks hea külg ka – kui ühes nendest tekib mingi huvitav lahendus/ “müügivõte” vms, siis seda võib saada ka teistesse projektidesse sobitada.

4. Söögikorrad.
Kas olete tootlikum kohe peale söögipausi või 4 tundi peale söögipausi? Peale söömist läheb organism parasümpaatikusse, hakkab tegelema toidu seedimisega, südame töö aeglustub. Sellepärast ollaksegi peale söömist kergelt väsinud ja ei viitsita midagi väga teha.

lounapaus-too-juures
Parasümpaatikuse nn vastand, sümpaatikus, on seisund kus vereringe aktiveerub, südame löögisagedus kiireneb ja suureneb löögimaht, naha ja siseelundite veresooned ahenevad ning vererõhk tõuseb. Südame ja töötavate luustikulihaste veresooned laienevad. Peente bronhiarude silelihaskiud lõtvuvad ja hingamisteed avarduvad.

Tähtsaid ja süvenemist nõudvaid tööülesandeid suudate paremini täita pigem sümpaatilises seisundis.
Ajastage tööpäeva algus 2 tundi peale söögikorda ja alustage päeva kõige tähtsama ülesandega. Proovige see tehtud saada 1 – 2 tunniga kuni pea on veel “värske” ja näljatunne pole veel tekkinud.

5. Töövälised faktorid.
Seltsielu hoida eemal tööajast või vähemalt MPAst. Kui töö ja neti-seltsielu toimub arvuti taga, siis on vaja neid eraldi hoida, et sõprade peoplaanid ei segaks su süvenemist projekti. Vähemalt esimeseks paariks tunniks. Kolleegiga tööväline jutt ära jätta.

6. Mentaalsus.
Suhtumine loeb! Distsiplineeri ennast vastu võtma otsuseid. Asu kohe probleemi kallale. Ära uimerda ümber probleemi, vaid lahenda see kohe! Ole proaktiivne. Ära astu kõrvale, astu üles. Mõni asi ei vaja pika analüüsi vaid kohest tegutsemist.
Mõttemall on nakkav, nt kui sa lükkad selle lekkiva veetoru parandamist koguaeg edasi kuigi tead, et aja jooksul see tekitab sulle kahju, võid sama suhtumise üle kanda ka tööülesannetesse – hakkad tähtsat ülesannet edasi lükkama. Parem lahenda probleem kohe ja kiiresti selle tekkimisel.
Kui probleemi lahendamisega on kiire kuid sellel ei ole kõrge prioriteet, siis milleks raisata aega pikalt lahenduse väljamõtlemisele? Kohe asja kallale asumisega on probleeme analüütilistel inimestel.

MUDEL

1. tund – oled olnud söömata vähemalt 1 – 2 tundi, s.t. parasümpaatilisest seisundist väljas kui mitte veel näljas. Järgmised 1 – 2 tundi (maksimaalselt produktiivne aeg e MPA), kuni söögikorrani, oled tippvormis, et teha ära see päeva kõige tähtsam ülesanne. Ülesanne, mis nõuab maksimaalset süvenemist ja kontempleerimist.

Alustad kohe ja ainult selle ülesande täitmisega. Kõik teised toimetused jätad välja (s.t. MSN, FB ja Skype on kinni! :) ). Selle 1 tunni jooksul teed ära 80% päeva tegevusest, mis toob ettevõttele otseselt või kaudselt kasumit (näiteks pika ja põhjaliku blogipostituse kirjutamine oma tootest/teenusest).

lahendus-ari-projekt-investeerimine
2. tund – Selle lõpuks peaks olema MPA-ülesanne valmis. Kui ei ole, siis lõpetad ära ja jätkad homme.

3. tund – Söögipaus. Peale seda oled umbes 1 – 2 tundi jälle parasümpaatilises seisundis, s.t. organism tegeleb pigem toidu seedimisega. Nüüd võid lõdvalt võtta, nt vastad e-mailidele, vaatad veebi (konversiooni) statistikat.

4. tund – Sama, mis eelmisel tunnil.

5. tund – Nüüd teed 1 – 1,5 tundi tegevust, mis paneb sul mõtte/ loovuse liikuma. Nt lähed jooksma 60 minutiks, kõnnid üksi 60 minutit, loed raamatut, arutad kolleegidega lihtsalt vabas keskkonnas (mitte kontoris) tööülesannetega seonduvaid nüansse.

See on teine oluline osa. Siin peaksid tekkima uued ideed järgmis(t)eks MPA-ülesanneteks. Mõnel hakkab loov mõtlemine “jooksma” just raamatut lugedes, mõnel üksinda jalutades või vabas keskkonnas kolleegidega arutledes.

6. tund – Eelmise tunni tegevus võib veel kesta. Peale seda lähed “laua taha” tagasi.
Vaatad 5. tunni ideede sobivust enda projektiga. Võib-olla paned järgmiseks päevaks valmis uue MPA-ülesande.

7. tund – mitte-kiireloomulised ja vähetähtsad toimetused, mis on vaja teha, et mitte tööd koju kaasa võtta.

puhkepaus

8. tund – tööaeg lõppeb einega, sest peale seda sa nagunii “lased leiba luuse”. Tööpäev võib lõppeda juba  6. tunnil kui 7. tunnil pole enam midagi teha.

Tegevuse prioriteedid
1. tund – kiireloomuline/ mitte-kiireloomuline ja tähtis.
2. tund – kiireloomuline/ mitte-kiireloomuline ja tähtis.
3. tund – mitte-kiireloomuline ja tähtis/ vähetähtis.
4. tund – mitte-kiireloomuline ja tähtis/ vähetähtis.
5. tund – kiireloomuline/mitte-kiireloomuline ja tähtis
6. tund – kiireloomuline/mitte-kiireloomuline ja tähtis
7. tund – mitte-kiireloomuline ja vähetähtis.
8. tund – mitte-kiireloomuline ja vähetähtis. (Tähtsaid toimetusi ei jäta tööpäeva lõpuks.)

Aga’d …
See artikkel on mõeldud projekti/ ettevõtte juhtivatele/ otsustavatele töötajatele (internetiturunduses eelkõige), mitte copywriteritele ega nendele, kelle ülesandeks ei ole otseselt firma arendamisega tegeleda.

Siin ei ole arvestatud aeganõudvaid ja mahukaid (30 tundi nädalas) tähtsaid ülesandeid. Rõhk on pandud teenuse/toote arendusele.

Selline optimeeritud tööaja ergonoomika mudel vajab veel täiendavaid uuringuid ja eksperimente kuid see on kindlasti efektiivsem kui 8 tundi jutti tuimalt arvuti taga passida.

Näiteks seda artiklit kirjutan 1. ja 2. tunnil :)
Samuti kirjutasin selle mudeli abil sellise artikli.