Produktiivsus, tööaja ergonoomika ja kasum

Kuidas lühema ajaga rohkem tehtud saada?

Ja kuidas üldse rohkem tehtud saada?

Kuidas luua soodne keskkond ideede tekkimiseks, mis toovad ettevõttele kasumit?

idee-loovus-arendus

Mais tegin ühe küsitluse, et uurida tööaja kasutamist. Keerulisest sõnastades: Kuidas suurendada loovust ja produktiivsust, mis suurendaks ettevõtte/projekti kasumit, järgides tööajaergonoomika ja fookuse optimeerimise põhimõtteid?

Konversiooni optimeerimise, sotsiaalmeedia ja mobiili-turunduse kõrval oleks see veel üks viis, kuidas juba olemasolevat ja töötavat projekti veelgi rohkem kasumit tootma panna. Kogu see mudel on nagu töödistsipliin.

Kuidas on võimalik välja arenda kõige ergonoomilisem tööaja kasutamine, mis suurendaks subjekti produktiivsust (ja see läbi otseselt firma kasumit). See oleks optimeeritud tööaja ergonoomika. Kui projektijuht saab väiksema ajaga rohkem tehtud ja nii päevast päeva, siis on tal endal rohkem vaba aega ja parem enesetunne ja firmal on suurem kasum.

Produktiivsus
Kui tööpäev kestab 8 tundi, siis ei ole reaalne, et oled kogu selle aja maksimaalselt produktiivne. Aga tehtud on vaja saada tähtsad ja vähemtähtsad, kiireloomulised ja mitte-kiireloomulised ülesanded. Kui söögiisu tekib u 3 – 4 tunnil, siis enne seda on vaja päeva kõige olulisem ülesanne ära teha.

20% ajaga (1,5 – 2 tunniga) teed sa ära 80% vajalikust tööst. Inimene suudab efektiivselt keskenduda vaid 60-90 min järjest. Sa võid istuda ka 16 tundi jutti arvuti taga, aga kui see ei tooda uusi lahendusi, on see ajaraiskamine.

kontori-rott-toonarkomaan

Kogu tööaeg võiks jääda 6 – 10 tunnini päevas 5 päeva nädalas. Üle selle on juba ületöötamine ja nn “istumise-tunnid”.

Mis mõjutavad produktiivsust?

1. Töökoha tingimused.
Kas tool on mugav? Kas laud on piisavalt kõrgel? Kas valgustus on hea? Kas taustamüra on (ka nt online-raadio)? Toa temperatuur ja õhu niiskus. Miljöö üldse. Kodus või kodust kaugel kontoris.

jooks-kontor-tootlikus
2. Tööväline kehaline ja meeleline olukord.
Eraelust tingitud mõjud (vallaline vs õnnelik suhe; oma maja korras hoidmine; vanavanemate eest hoolitsemine). Stress tööväliste asjade pärast. Hobide mõju töö tulemustele. Kõht või hammas valutab. Kehaline vorm (jõudlus ja rasvaprotsent) – kas ülepäeviti trenni tegevad töötajad on tootlikumad kui halva vormiga töötajad?

3. Single-tasking vs multi-tasking.
Ühe projektiga on vaja ka erinevate tähtsusastmetega ülesandeid teha. Aga kui on veel mitu projekti, mille kõigiga on vaja vähem ja rohkem tähtsate asjadega tegelda, siis kuidas see subjekti meeleseisundit mõjutab üksiku projekti tulemuslikkuse poole pealt?

Projektide ja tööväliste kohustuste rohkus ja suhe igasse üksikusse projekti. Kui subjekt on enda jaoks meeles/ mõttes selgeks teinud kohustuste prioriteedi järjekorra ja fookuse jaotamise nende kõigi vahel, siis peaks ta oma põhiprojektiga motiveeritumalt tegelema.

Korraga üle 1 projekti ära prioriteedina hoia. Võib olla veel max 2 lisaprojekti/ettevõtmist, mis on sekundaarsed. Mida rohkem projekte, seda rohkem hajali on fookus.
Kuigi korraga mitme erineva projekti arendamisel on üks hea külg ka – kui ühes nendest tekib mingi huvitav lahendus/ “müügivõte” vms, siis seda võib saada ka teistesse projektidesse sobitada.

4. Söögikorrad.
Kas olete tootlikum kohe peale söögipausi või 4 tundi peale söögipausi? Peale söömist läheb organism parasümpaatikusse, hakkab tegelema toidu seedimisega, südame töö aeglustub. Sellepärast ollaksegi peale söömist kergelt väsinud ja ei viitsita midagi väga teha.

lounapaus-too-juures
Parasümpaatikuse nn vastand, sümpaatikus, on seisund kus vereringe aktiveerub, südame löögisagedus kiireneb ja suureneb löögimaht, naha ja siseelundite veresooned ahenevad ning vererõhk tõuseb. Südame ja töötavate luustikulihaste veresooned laienevad. Peente bronhiarude silelihaskiud lõtvuvad ja hingamisteed avarduvad.

Tähtsaid ja süvenemist nõudvaid tööülesandeid suudate paremini täita pigem sümpaatilises seisundis.
Ajastage tööpäeva algus 2 tundi peale söögikorda ja alustage päeva kõige tähtsama ülesandega. Proovige see tehtud saada 1 – 2 tunniga kuni pea on veel “värske” ja näljatunne pole veel tekkinud.

5. Töövälised faktorid.
Seltsielu hoida eemal tööajast või vähemalt MPAst. Kui töö ja neti-seltsielu toimub arvuti taga, siis on vaja neid eraldi hoida, et sõprade peoplaanid ei segaks su süvenemist projekti. Vähemalt esimeseks paariks tunniks. Kolleegiga tööväline jutt ära jätta.

6. Mentaalsus.
Suhtumine loeb! Distsiplineeri ennast vastu võtma otsuseid. Asu kohe probleemi kallale. Ära uimerda ümber probleemi, vaid lahenda see kohe! Ole proaktiivne. Ära astu kõrvale, astu üles. Mõni asi ei vaja pika analüüsi vaid kohest tegutsemist.
Mõttemall on nakkav, nt kui sa lükkad selle lekkiva veetoru parandamist koguaeg edasi kuigi tead, et aja jooksul see tekitab sulle kahju, võid sama suhtumise üle kanda ka tööülesannetesse – hakkad tähtsat ülesannet edasi lükkama. Parem lahenda probleem kohe ja kiiresti selle tekkimisel.
Kui probleemi lahendamisega on kiire kuid sellel ei ole kõrge prioriteet, siis milleks raisata aega pikalt lahenduse väljamõtlemisele? Kohe asja kallale asumisega on probleeme analüütilistel inimestel.

MUDEL

1. tund – oled olnud söömata vähemalt 1 – 2 tundi, s.t. parasümpaatilisest seisundist väljas kui mitte veel näljas. Järgmised 1 – 2 tundi (maksimaalselt produktiivne aeg e MPA), kuni söögikorrani, oled tippvormis, et teha ära see päeva kõige tähtsam ülesanne. Ülesanne, mis nõuab maksimaalset süvenemist ja kontempleerimist.

Alustad kohe ja ainult selle ülesande täitmisega. Kõik teised toimetused jätad välja (s.t. MSN, FB ja Skype on kinni! :) ). Selle 1 tunni jooksul teed ära 80% päeva tegevusest, mis toob ettevõttele otseselt või kaudselt kasumit (näiteks pika ja põhjaliku blogipostituse kirjutamine oma tootest/teenusest).

lahendus-ari-projekt-investeerimine
2. tund – Selle lõpuks peaks olema MPA-ülesanne valmis. Kui ei ole, siis lõpetad ära ja jätkad homme.

3. tund – Söögipaus. Peale seda oled umbes 1 – 2 tundi jälle parasümpaatilises seisundis, s.t. organism tegeleb pigem toidu seedimisega. Nüüd võid lõdvalt võtta, nt vastad e-mailidele, vaatad veebi (konversiooni) statistikat.

4. tund – Sama, mis eelmisel tunnil.

5. tund – Nüüd teed 1 – 1,5 tundi tegevust, mis paneb sul mõtte/ loovuse liikuma. Nt lähed jooksma 60 minutiks, kõnnid üksi 60 minutit, loed raamatut, arutad kolleegidega lihtsalt vabas keskkonnas (mitte kontoris) tööülesannetega seonduvaid nüansse.

See on teine oluline osa. Siin peaksid tekkima uued ideed järgmis(t)eks MPA-ülesanneteks. Mõnel hakkab loov mõtlemine “jooksma” just raamatut lugedes, mõnel üksinda jalutades või vabas keskkonnas kolleegidega arutledes.

6. tund – Eelmise tunni tegevus võib veel kesta. Peale seda lähed “laua taha” tagasi.
Vaatad 5. tunni ideede sobivust enda projektiga. Võib-olla paned järgmiseks päevaks valmis uue MPA-ülesande.

7. tund – mitte-kiireloomulised ja vähetähtsad toimetused, mis on vaja teha, et mitte tööd koju kaasa võtta.

puhkepaus

8. tund – tööaeg lõppeb einega, sest peale seda sa nagunii “lased leiba luuse”. Tööpäev võib lõppeda juba  6. tunnil kui 7. tunnil pole enam midagi teha.

Tegevuse prioriteedid
1. tund – kiireloomuline/ mitte-kiireloomuline ja tähtis.
2. tund – kiireloomuline/ mitte-kiireloomuline ja tähtis.
3. tund – mitte-kiireloomuline ja tähtis/ vähetähtis.
4. tund – mitte-kiireloomuline ja tähtis/ vähetähtis.
5. tund – kiireloomuline/mitte-kiireloomuline ja tähtis
6. tund – kiireloomuline/mitte-kiireloomuline ja tähtis
7. tund – mitte-kiireloomuline ja vähetähtis.
8. tund – mitte-kiireloomuline ja vähetähtis. (Tähtsaid toimetusi ei jäta tööpäeva lõpuks.)

Aga’d …
See artikkel on mõeldud projekti/ ettevõtte juhtivatele/ otsustavatele töötajatele (internetiturunduses eelkõige), mitte copywriteritele ega nendele, kelle ülesandeks ei ole otseselt firma arendamisega tegeleda.

Siin ei ole arvestatud aeganõudvaid ja mahukaid (30 tundi nädalas) tähtsaid ülesandeid. Rõhk on pandud teenuse/toote arendusele.

Selline optimeeritud tööaja ergonoomika mudel vajab veel täiendavaid uuringuid ja eksperimente kuid see on kindlasti efektiivsem kui 8 tundi jutti tuimalt arvuti taga passida.

Näiteks seda artiklit kirjutan 1. ja 2. tunnil :)
Samuti kirjutasin selle mudeli abil sellise artikli.

Lisa kommentaar